Gedung Kemahasiswaan, Berita Kemahasiswaan Online - Penerapan paperless office (PLO) dalam administrasi kemahasiswaan Universitas Islam Negeri (UIN) Jakarta menjadi bagian dari penguatan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) di lingkungan kampus. Kebijakan ini diarahkan untuk mendorong tata kelola yang lebih transparan, efisien, dan terintegrasi secara digital.

PLO diterapkan  di tengah tingginya aktivitas organisasi mahasiswa (ormawa), meliputi Senat Mahasiswa Universitas (SEMA-U), Dewan Mahasiswa Universitas (DEMA-U), Forum Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM), 16 UKM, dan 3 Lembaga Otonom (LO). Seluruh proses administrasi, seperti surat-menyurat, pengajuan proposal, hinggal laporan pertanggungjawaban, kini dialihkan ke sistem digital. 

Kebijakan tersebut merujuk pada Keputusan Rektor UIN Jakarta Nomor 1415 Tahun 2024 tentang green campus policy.  Penerapan PLO menjadi salah satu instrumen untuk menekan penggunaan kertas sekaligus mendukung pengelolaan administrasi berbasis elektronik. 

Ketua Tim Kemahasiswaan,  Muhammad Furqon, menyebut kebijakan PLO berperan dalam mengurangi limbah kertas dan meningkatkan efisiensi energi. Penerapan sistem digital juga mendorong kesadaran sivitas akademika untuk menerapkan gaya hidup berkelanjutan. 

“Paperless office menjadi pilar utama dalam mewujudkan green campus di UIN Jakarta. Kebijakan ini mendorong reduksi limbah kertas, efisiensi energi, serta membangun kesadaran sivitas akademika khususnya mahasiswa untuk berperan aktif dalam gaya hidup berkelanjutan melalui digitalisasi kerja,” ujarnya saat diwawancarai melalui WhatsApp pada Senin (20/4/2026).  

Selain itu, Muhammad Furqon juga menjelaskan penerapan digital bertujuan mempercepat layanan administrasi. Sistem digital dinilai membuka akses pemantauan dokumen secara lebih transparan.

“Kami mendorong percepatan transformasi digital agar layanan kemahasiswaan lebih efisien dan efektif. Mahasiswa dapat mengakses dan memantau dokumen secara real-time tanpa bergantung pada berkas fisik,” tambahnya. 

Dalam pelaksanaannya, pihak kemahasiswaan melakukan transisi secara bertahap. Tahapan tersebut mencakup penyediaan platform administrasi, sosialisasi, hingga penerapan tanda tangan elektronik. 

“Transisi dilakukan  melalui digitalisasi sistem, pelatihan kepada ormawa, serta penggunaan e-signature. Kami juga melakukan evaluasi berkala untuk menyempurnakan sistem yang berjalan,” jelasnya. 

Namun, implementasi kebijakan ini belum sepenuhnya berjalan optimal di tingkat ormawa. Proses adaptasi terhadap sistem baru masih menjadi tantangan utama. 

Ketua Forum UKM, Muhamad Roihan Azkia, menyatakan penerapan PLO masih berada pada tahap penyesuain. Sejumlah ormawa dinilai masih beradaptasi dengan alur administrasi berbasis digital. 

“Penerapan PLO saat ini belum berjalan maksimal karena masih dalam tahap uji coba dan revisi. Setiap UKM dan LO memiliki kecepatan adaptasi yang berbeda terhadap sistem baru ini,” ujarnya.

Roihan menilai sistem PLO memberikan kemudahan dalam proses administrasi. Namun, perubahan dari sistem manual ke digital juga menuntut penyesuaian dari sisi teknis dan pemahaman pengguna. 

“Sistem ini sebenarnya memudahkan karena mengurangi penggunaan kertas dan mempercepat proses administrasi. Namun, kita perlu menyesuaikan diri dengan alur baru serta mempelajari pedoman yang berlaku,” tambahnya.

Forum UKM kemudian memberikan fasilitas dalam bentuk kegiatan untuk membantu proses adaptasi, diantaranya mengadakan bedah pedoman tata kelola dan pelatihan kesekretariatan terbaru untuk mendukung proses adaptasi ormawa UIN Jakarta. 

Reporter: Mustika Pertiwi |Editor : Muhammad Naufal Waliyyuddin |Publisher: Muhammad Haikal Aby